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Für die Kanzlei

Freigaben und Richtlinien

Wer welchen Schritt abzeichnet, wer für die Kanzlei unterschreibt, Einzelpraxis und Vier-Augen-Prinzip, Stand 05.10.2026

1Kurz erklärt

Hier legt die Kanzlei fest, wer einen Schritt abzeichnen muss, bevor er wirksam wird, zum Beispiel die Mandatsannahme, die Freigabe der GwG-Akte oder die Unterschrift unter die Auftragsbestätigung. comply setzt diese Regeln bei jeder Entscheidung durch und hält jede Vorlage und Freigabe mit der damals geltenden Regel fest.

Alle Kanzlei-Mitglieder sehen die Regeln, denn sie gelten für alle. Ändern kann nur die Organisations-Administration. Mandanten sehen die Seite nicht.

2Ablauf

Ein Schritt mit Vier-Augen-PrinzipKanzlei: Person A bereitet vor: Zur Freigabe vorlegen; System: Regel erfüllt? , Geprüft werden Rolle, Qualifikation und Risiko des Mandanten; Kanzlei: Person B mit passender Qualifikation entscheidet; System: A und B verschieden? , In der Einzelpraxis: Selbstfreigabe mit Ausgleichsmaßnahme; System: Freigabe mit Regelstand im Nachweis, Schritt wird wirksamKanzleiSystemPerson A bereitet vor: Zur FreigabevorlegenRegel erfüllt?Geprüft werden Rolle, Qualifikation und Risiko desMandantenPerson B mit passender QualifikationentscheidetA und Bverschieden?In der Einzelpraxis: Selbstfreigabe mitAusgleichsmaßnahmeFreigabe mit Regelstand im Nachweis,Schritt wird wirksamjaja

3So gehen Sie vor

  1. Qualifikationen pflegen. Unter Ihr Team bei jeder Person ankreuzen, ob sie Wirtschaftsprüfer(in) ist und zur Praxisleitung gehört, und Übernehmen. Die Kennzeichnung GwG-Beauftragte(r) steht daneben.
  2. Praxisform wählen. Unter Verwaltung, Freigaben und Richtlinien entweder Einzelpraxis oder Mehrere Personen. Für die Einzelpraxis wählen Sie die Ausgleichsmaßnahmen: je Maßnahme bei jeder Selbstfreigabe, nur bei hohem Risiko oder nicht vorgesehen. Zur Wahl stehen die Begründung bei jeder Selbstfreigabe (geringster Aufwand), die externe Konsultation bei bedeutsamen Zweifelsfragen (§ 39 Abs. 3 BS WP/vBP), die externe auftragsbegleitende Qualitätssicherung (IDW QMS 2) und die jährliche Nachschau der Selbstfreigaben (§ 49 Abs. 4 BS WP/vBP); das Info-Symbol zeigt jeweils die Grundlage. Eine eigene Ergänzung ist freiwillig. Dann Praxisform speichern.
  3. Regeln prüfen. Jede Aktion zeigt ihre Wirkung, die Grundlage und je Risikostufe in einem Satz, wer abzeichnet. Der Zusatz (Vorgabe) heißt: es gilt die eingebaute Regel von comply, abgeleitet aus IDW QMS 1, den ISA [DE] und dem GwG.
  4. Regel ändern. Bei der Risikostufe Ändern öffnen, Rollen, Qualifikation und Vier-Augen-Prinzip wählen und Übernehmen. Untergrenzen sind angekreuzt und gesperrt: die Zustimmung der Praxisleitung zu verstärkten Sorgfaltspflichten (§ 15 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 GwG) und die GwG-Beauftragten für GwG-Akte und Verdachtsfälle, weil in comply nur sie GwG-Daten sehen; für Verdachtsfälle gilt zudem das Verbot der Informationsweitergabe (§ 47 GwG).
  5. Zurück zur Vorgabe. Alle Regeln auf die Vorgabe zurücksetzen entfernt alle Anpassungen.
  6. Im Alltag. Über jeder betroffenen Entscheidung steht ein Kasten Freigaberegel: wer abzeichnen darf, wer das in Ihrer Kanzlei ist, ob vorgelegt wurde, und der Verlauf. Mit Zur Freigabe vorlegen bereitet eine Person den Schritt vor; eine andere entscheidet.

In der Einzelpraxis lässt comply die Entscheidung ohne zweite Person zu und schreibt in den Nachweis: Einzelpraxis, Selbstfreigabe, mit den Ausgleichsmaßnahmen, die für das Risiko des Schritts gelten. Eine Wartezeit vor der Freigabe verlangen weder IDW QMS 1 noch die BS WP/vBP; bei Abschlussprüfungen darf die Berichtskritik nicht die verantwortliche Person selbst vornehmen (IDW QMS 1 Tz. 71, A124). Die Einzelpraxis gilt nur, solange genau eine Person aktiv im Kanzlei-Team ist; kommt eine zweite hinzu, setzt comply das Vier-Augen-Prinzip durch: wer vorgelegt hat, kann nicht selbst freigeben. Das steht dann auch auf der Seite Freigaben und Richtlinien und im Kasten Freigaberegel, mit der Zahl der aktiven Personen. Nicht mehr benötigte Zugänge sperren Sie unter Ihr Team.

4Vorgaben von comply

AktionWer zeichnet ab (Vorgabe)Grundlage
Mandatsannahme und -fortführungWirtschaftsprüfer(in), Vier-Augen-Prinzip; bei hohem Risiko zusätzlich PraxisleitungIDW QMS 1; § 10 Abs. 1, § 15 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 GwG
AuftragsannahmeWirtschaftsprüfer(in), Vier-Augen-Prinzip; bei hohem Risiko zusätzlich PraxisleitungIDW QMS 1
Beginn der AuftragsdurchführungWirtschaftsprüfer(in)IDW QMS 1; ISA [DE] 220 (Revised)
Unterschrift der Kanzlei unter Auftragsbestätigung und VerträgeWirtschaftsprüfer(in)ISA [DE] 210
Abschluss der AuftragsdokumentationWirtschaftsprüfer(in)ISA [DE] 230; § 51b Abs. 5 WPO
Freigabe der GwG-AkteGwG-Beauftragte(r) (Untergrenze); bei hohem Risiko Vier-Augen-Prinzip§§ 8, 10, 11 GwG
Zustimmung zu verstärkten SorgfaltspflichtenPraxisleitung (Untergrenze)§ 15 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1, Abs. 5 Nr. 2 GwG
Entscheidung über eine VerdachtsmeldungGwG-Beauftragte(r) (Untergrenze)§§ 7, 43 GwG

5Gut zu wissen