Praxisorganisation

Was zählt wo: gleiche Anforderungen, einmal erledigen, mehrfach nutzen

Welche Anforderungen sich zwischen IDW QMS 1, Berufsrecht, GwG, DSGVO und KI-Verordnung decken, welcher Nachweis wofür zählt, welche Arbeit mehreren Pflichten dient, Stand 03.10.2026

1Kurz erklärt

IDW QMS 1 und Berufsrecht, GwG, DSGVO und KI-Verordnung verlangen manches gleich oder ähnlich. Die Seite Was zählt wo zeigt zuerst diese gleichen Anforderungen je Thema mit dem gemeinsamen Kern und dem, was nur ein Regelwerk zusätzlich verlangt, dann die Arbeiten, die mehreren Pflichten zugleich dienen, und darunter jede Art von Nachweis mit den Pflichten, für die sie zählt. Jede Fundstelle führt per Link zum Text.

Alle Kanzlei-Mitglieder.

2So gehen Sie vor

Öffnen. Praxisorganisation, dann Was zählt wo.
Gleiche Anforderungen in mehreren Regelwerken. Je Thema steht der gemeinsame Kern, den Sie einmal erledigen, und je Regelwerk die Anforderung mit Fundstelle und Nur hier zusätzlich. Die Kennzeichnung sagt, wie weit sich die Seiten decken: deckungsgleich (ein Nachweis erfüllt alle Seiten, wenn er die genannten Inhalte trägt), überschneidend (Kern einmal, Zusätze je Seite) oder getrennt halten (sieht ähnlich aus, wird nicht gegenseitig angerechnet). Seiten, die für Ihre Praxis nicht gelten, sind ausgegraut.
Zum Gesetzestext. Jede Fundstelle ist ein Link: Gesetze öffnen den Paragrafen bei gesetze-im-internet.de, EU-Verordnungen die Verordnung bei EUR-Lex, wo möglich direkt beim Artikel, die Berufssatzung und die WPK-Veröffentlichungen das amtliche PDF. IDW-Standards sind nicht frei abrufbar; ihr Link führt zur Zeile unter Quellen mit dem geprüften Wortlaut.
Einmal erledigen, mehrfach nutzen. Jede Karte sagt, wie Sie die Arbeit in einem Schritt erledigen, wo die Grenze liegt und wo Sie sie in comply erfassen. Pflichten, die für Ihre Praxis nicht gelten, sind durchgestrichen.
Nachweisarten. Darunter steht jede Art von Nachweis mit den Pflichten, für die sie zählt. Auf der Seite jeder Pflicht verweisen Spart Arbeit auf dieselben Kombinationen und Gleiche Anforderung in anderen Regelwerken auf die Themen.

3Die wichtigsten Kombinationen

Einmal erledigen	dient	Grenze
Eine Unterweisung im Jahr zu Geldwäsche, Verschwiegenheit, Datenschutz und KI-Einsatz	Unterrichtung der Mitarbeiter (§ 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG), Hinwirken auf die Verschwiegenheit (§ 50 WPO), Anweisungen zum Datenschutz (Art. 32 Abs. 4 DSGVO), KI-Kompetenz (Art. 4 Verordnung (EU) 2024/1689), bei Berufsträgern Fortbildung	als Fortbildungsmaßnahme nur als Fachveranstaltung (§ 5 Abs. 2 Satz 2 BS WP/vBP); ersetzt die Verpflichtungserklärung nicht
Eine Verpflichtungserklärung bei Dienstantritt	Verschwiegenheit mit Belehrung (§ 50 WPO), Datenschutz, Insider-Regeln und Regelungen der Praxis (§ 6 Abs. 3 BS WP/vBP), Verarbeitung nur nach Anweisung (Art. 29 DSGVO)	je Person einmal, in Textform
Ein Vertrag je Dienstleister	Verschwiegenheitsverpflichtung (§ 50a Abs. 3 WPO) und Auftragsverarbeitung (Art. 28 Abs. 3 DSGVO)	Textform für die Verschwiegenheitsverpflichtung (§ 50a Abs. 3 WPO); für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung genügt ein elektronisches Format (Art. 28 Abs. 9 DSGVO)
Eine Jahresdurchsicht	Dienstleisterregister und Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 Abs. 1 Buchst. d DSGVO)	beide Pflichten mit Verweis auf denselben Vermerk bestätigen
Nachschau und Durchsicht der Regelungen	Gesamtbeurteilung (IDW QMS 1 Tz. 99) und Überprüfung der Regelungen der Praxis (§ 8 Abs. 1 BS WP/vBP)	zwei Nachweise, ein Termin
Risikoanalyse und Geldwäscherichtlinie zusammen	Überprüfung der Risikoanalyse (§ 5 Abs. 2 GwG, WPK AuA Tz. 11) und der internen Sicherungsmaßnahmen (§ 6 Abs. 1 GwG), Genehmigung durch die Leitungsebene (§ 4 Abs. 3 GwG)	die Richtlinie nur, wo die internen Sicherungsmaßnahmen gelten

4Gleiche Anforderungen in mehreren Regelwerken

Thema	Deckung	Regelwerke und Fundstellen
Verpflichtung bei Dienstantritt	deckungsgleich	QMS: § 50 WPO, § 6 Abs. 3 BS WP/vBP, IDW QMS 1 Tz. 17; Datenschutz: Art. 29 DSGVO, Art. 32 Abs. 4 DSGVO
Unterrichtung und Schulung	überschneidend	QMS: § 6 Abs. 2 BS WP/vBP, § 50 WPO; GwG: § 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG; Datenschutz: Art. 32 Abs. 4 DSGVO; KI: Art. 4 Verordnung (EU) 2024/1689
Dienstleister, Auftragsverarbeiter, KI-Anbieter	überschneidend	QMS: § 50a Abs. 2 WPO, § 50a Abs. 3 WPO, IDW QMS 1 Tz. 8 f, IDW QMS 1 Tz. 59; Datenschutz: Art. 28 Abs. 1 DSGVO, Art. 28 Abs. 3 DSGVO; KI: § 50a Abs. 1 WPO
Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten	überschneidend	QMS: IDW QMS 1 Tz. 66, IDW QMS 1 Tz. 67; Datenschutz: Art. 32 Abs. 1 DSGVO, Art. 32 Abs. 1 Buchst. b DSGVO
Risikobeurteilung	überschneidend	QMS: IDW QMS 1 Tz. 13; GwG: § 5 Abs. 2 GwG; Datenschutz: Art. 32 Abs. 1 DSGVO
Regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit	überschneidend	QMS: IDW QMS 1 Tz. 76, IDW QMS 1 Tz. 99, § 8 Abs. 1 BS WP/vBP; GwG: § 6 Abs. 1 GwG, § 5 Abs. 2 GwG; Datenschutz: Art. 32 Abs. 1 Buchst. d DSGVO
Schriftliche Regelungen	überschneidend	QMS: § 55b Abs. 1 WPO, IDW QMS 1 Tz. 17; GwG: § 6 Abs. 1 GwG; Datenschutz: Art. 30 Abs. 1 DSGVO; KI: § 43 Abs. 1 WPO
Meldewege für Verstöße, Beschwerden und Vorwürfe	überschneidend	QMS: § 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 7 WPO, § 40 BS WP/vBP, IDW QMS 1 Tz. 46, § 12 Abs. 2 HinSchG; GwG: § 6 Abs. 5 GwG
Verantwortliche Personen und Beauftragte	getrennt halten	QMS: § 55b Abs. 1 WPO; GwG: § 4 Abs. 3 GwG; Datenschutz: § 38 Abs. 1 BDSG, Art. 37 Abs. 1 DSGVO

5Gut zu wissen

Jede Pflicht behält ihren eigenen Stand. comply rechnet einen Eintrag allen Pflichten zu, denen er dient; bestätigen müssen Sie nur, was comply nicht selbst sieht.
Ein gemeinsamer Nachweis zählt nur so weit, wie er die Inhalte jeder Seite trägt. Eine Unterweisung ohne Teil zur Geldwäsche erfüllt die Unterrichtung nach § 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG nicht, auch wenn sie den Datenschutz abdeckt.
Was als Fortbildung zählt, steht im Einzelnen unter Fortbildungsprotokoll und Fortbildungsnachweis.