Eine Pflicht bearbeiten

1Kurz erklärt

Jede Pflicht hat eine eigene Seite: ob und warum sie gilt, was die Quelle im Wortlaut sagt, drei Optionen, wie Sie sie dokumentieren, was als Nachweis zählt, und die bisherigen Bestätigungen. Hier legt die Praxis ihre Option, die zuständige Person und, wo die Quelle keinen Termin vorgibt, einen eigenen Termin fest.

Entscheiden kann die Organisations-Administration. Bestätigen kann sie oder die als zuständig eingetragene Person.

2Ablauf

3So gehen Sie vor

1. Öffnen. In der Übersicht auf den Namen der Pflicht klicken.
2. Stand lesen. Die Karte Stand zeigt Status, Termin, den letzten Nachweis und bei Pflichten je Person, wer schon einen Nachweis hat. Darunter steht, ob die Pflicht gilt, warum, und ein Link zur Seite, auf der Sie den Nachweis erfassen.
3. So dokumentieren Sie es. Was festzuhalten ist, in welcher Form, was als Nachweis zählt, wo sich Arbeit sparen lässt (Spart Arbeit) und wie lange aufzubewahren ist, soweit eine Quelle das sagt.
4. Optionen vergleichen. Gesetzliches Minimum, Aufsicht und Berufsstand, Best Practice, jeweils mit Quelle im Text und mit dem Termin; daneben steht, ob der Termin aus der Quelle stammt oder ein Vorschlag von comply ist.
5. Entscheiden. Unter Entscheidung der Praxis wählen Sie, ob die Pflicht wie im Praxisprofil gilt oder abweichend gilt oder nicht gilt (dann mit Begründung), die Option, die Zuständige Person und, wo erlaubt, einen eigenen Termin oder ein eigenes Intervall. Speichern.
6. Bestätigen. Für Pflichten, die comply nicht selbst messen kann, steht unten Erledigung bestätigen: Zeitraum (Jahr, oder Datum bei einmaligen Vorgängen), Was wurde getan?, Wo liegt der Nachweis? und bei Verspätung der Grund. Bestätigen speichert mit Ihrem Namen und der Uhrzeit des Servers.
7. Unterlagen. Auf jeder Pflichtseite legen Sie unter Unterlagen den Nachweis selbst ab, etwa die Versicherungsbestätigung, den Abgleich mit dem Berufsregister oder das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Eine Unterlage lässt sich nur am Tag des Hochladens entfernen.
8. Quellen im Wortlaut. Jede Fundstelle steht mit dem geprüften Auszug, dem Prüfdatum und einem Link zur Quelle, soweit sie frei abrufbar ist.

4Gut zu wissen

• Ein eigener Termin oder ein eigenes Intervall gilt nur, wo die Quelle keines vorgibt. Bei der Risikoanalyse etwa verlangt das Gesetz eine regelmäßige Überprüfung (§ 5 Abs. 2 GwG); die WPK als Aufsicht erwartet sie zumindest einmal im Jahr (WPK AuA Tz. 11). Wählen Sie die Option Aufsicht und Berufsstand, gilt dieser Termin fest.
• Für manche Pflichten erinnert comply bereits an anderer Stelle, etwa bei der Risikoanalyse; die Praxisorganisation schickt dann keine zweite Erinnerung.
• Ist eine Pflicht überfällig, erhält die zuständige Person, ohne Zuständigkeit die Praxisleitung, eine Benachrichtigung, höchstens alle 30 Tage.