Praxisorganisation

Vorlagen: Unterlagen verwenden, selbst erstellen oder hochladen

Vorlagen als Word und PDF mit dem Namen Ihrer Praxis; was in jede Unterlage gehört und wie sie aussehen soll, Stand 04.10.2026

1Kurz erklärt

Für jede Unterlage der Praxisorganisation gibt es drei Wege: eine Vorlage von comply verwenden, so wie sie ist oder angepasst; nachlesen, was hineingehört und wie sie aussehen soll, und sie selbst erstellen; oder die eigene, schon vorhandene Unterlage hochladen. Unter Vorlagen stehen die Vorlagen mit dem Namen Ihrer Praxis, als Word-Datei zum Bearbeiten und als PDF.

Alle Kanzlei-Mitglieder sehen die Vorlagen und laden sie herunter. Die ausgefüllte Unterlage legt ab, wer den Nachweis pflegt: bei Schulungen und beim Dienstleisterregister die Organisations-Administration, bei einer Pflicht auch die als zuständig eingetragene Person.

2So gehen Sie vor

Öffnen. Praxisorganisation, dann Vorlagen. Die passende Vorlage steht auch unter Schulungen bei jedem Bereich und auf der Seite jeder Pflicht bei den Unterlagen.
Ansehen. Ansehen zeigt, wofür die Unterlage dient, was hineingehört und wie sie aussehen soll, jeweils mit Quelle, und darunter den Text mit dem Namen Ihrer Praxis.
Herunterladen. Word lädt die Vorlage zum Bearbeiten, PDF zum Ausdrucken. Was in eckigen Klammern steht, ergänzen Sie. Als Ansprechperson für Fragen zur Geldwäsche setzt comply die Personen ein, die im Kanzlei-Team als GwG-Beauftragte eingetragen sind.
Anpassen. Die Vorlagen sind Vorschläge. Passen Sie sie an Ihre Praxis an, etwa die Anhaltspunkte für einen Verdacht an Ihre Mandantschaft; was mindestens hineingehört, steht bei jeder Vorlage.
Als Nachweis ablegen. Die unterschriebene oder ausgefüllte Unterlage laden Sie dort hoch, wo der Nachweis liegt: bei der Schulung unter Schulungen, beim Dienstleister im Dienstleisterregister oder bei der Pflicht unter Unterlagen. Eine eigene Unterlage statt der Vorlage laden Sie an derselben Stelle hoch.

Eine eigene Unterlage zählt genauso wie eine Vorlage von comply, wenn sie enthält, was hineingehört. Die Liste bei jeder Vorlage eignet sich auch, um vorhandene Unterlagen Ihrer Praxis zu prüfen.

3Merkblatt zur Unterrichtung nach dem Geldwäschegesetz

Frage	Antwort
Wofür	Für die erstmalige und laufende Unterrichtung der Mitarbeiter, die mit geldwäscherelevanten Sachverhalten in Berührung kommen können (§ 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG, WPK AuA Tz. 30). Die Form ist frei; die Übergabe geeigneter schriftlicher Schulungsunterlagen und Merkblätter genügt (WPK AuA Tz. 31). Eine Praxis, die nach der WPK-Anordnung vom 27.09.2017 nach § 6 Abs. 9 GwG befreit ist, muss nicht unterrichten; sie kann das Merkblatt freiwillig nutzen.
Was hineingehört	Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (§ 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG); dafür können die Informationen der FIU genutzt werden (WPK AuA Tz. 32). Die insoweit einschlägigen Vorschriften und Pflichten, einschließlich Datenschutzbestimmungen (§ 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG). Umfang und Tiefe nach der Tätigkeit der Person, ihrer Qualifikation und dem Risikoprofil der Praxis (WPK AuA Tz. 31).
Wie sie aussehen soll	Zwei bis drei Seiten, die jede betroffene Person erhält und mit Datum und Unterschrift zur Kenntnis nimmt. Die Kenntnisnahme in comply unter Schulungen im Bereich Geldwäsche erfassen und das unterschriebene Blatt dort als Unterlage ablegen. Die Abschnitte zu den Anhaltspunkten an die eigene Mandantschaft anpassen; aktuelle Typologien veröffentlicht die FIU in ihrem geschützten Bereich. Den Meldeweg nach § 6 Abs. 5 GwG muss nur eine Praxis einrichten, die nicht nach der WPK-Anordnung vom 27.09.2017 nach § 6 Abs. 9 GwG befreit ist; eine befreite Praxis streicht den Satz zum Meldeweg oder nennt freiwillig einen Weg.
Zählt für	Unterrichtung der Mitarbeiter

4Verpflichtungserklärung bei Dienstantritt

Frage	Antwort
Wofür	Für die Verpflichtung vor Dienstantritt auf Verschwiegenheit, Datenschutz, Insider-Regeln und die Regelungen des Qualitätssicherungssystems (§ 6 Abs. 3 BS WP/vBP) und die Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen (§ 50 WPO).
Was hineingehört	Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung, in Textform (§ 50 WPO); strafbar ist die unbefugte Offenbarung eines fremden Geheimnisses auch durch mitwirkende Personen (§ 203 Abs. 4 StGB), mit höherer Strafe bei Handeln gegen Entgelt oder in Bereicherungs- oder Schädigungsabsicht (§ 203 Abs. 6 StGB); die unbefugte Verwertung ist eigens strafbar (§ 204 Abs. 1 StGB). Verpflichtung auf den Datenschutz, die Insider-Regeln und die Regelungen des Qualitätssicherungssystems, vor Dienstantritt und dokumentiert (§ 6 Abs. 3 BS WP/vBP). Personenbezogene Daten nur auf Weisung verarbeiten (Art. 29 DSGVO).
Wie sie aussehen soll	Eine Seite, vor dem ersten Arbeitstag unterschrieben oder in Textform bestätigt; eine elektronisch abgegebene und gespeicherte Erklärung genügt nach den Erläuterungen der WPK zur Berufssatzung. Die Verpflichtung nach § 50 WPO erfasst auch Personen in berufsvorbereitender oder sonstiger Hilfstätigkeit; angestellte Personen, die selbst den gleichen Verschwiegenheitspflichten wie der Wirtschaftsprüfer unterliegen, müssen nicht nach § 50 WPO verpflichtet werden, die Verpflichtung vor Dienstantritt nach § 6 Abs. 3 BS WP/vBP gilt aber auch für sie. In comply unter Schulungen mit der Form Verpflichtungserklärung und den Bereichen Verschwiegenheit und Datenschutz erfassen und die Erklärung dort ablegen.
Zählt für	Verpflichtung der Beschäftigten, Datenschutz-Verpflichtung der Beschäftigten

5Merkblatt Datenschutz für Beschäftigte

Frage	Antwort
Wofür	Als Schritt, damit Beschäftigte personenbezogene Daten nur auf Anweisung verarbeiten (Art. 32 Abs. 4 DSGVO); ergänzt die Verpflichtungserklärung bei Dienstantritt.
Was hineingehört	Verarbeitung nur auf Weisung, es sei denn, das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten verpflichtet zur Verarbeitung (Art. 29 DSGVO). Die Grundsätze, insbesondere Zweckbindung und Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 DSGVO; Vorschlag von comply, die Verordnung schreibt keinen Inhalt des Merkblatts vor). Was bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten intern zu tun ist (Vorschlag von comply), weil die Praxis sie unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden melden muss, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko (Art. 33 Abs. 1 DSGVO).
Wie sie aussehen soll	Ein bis zwei Seiten, bei Dienstantritt ausgehändigt und mit Datum und Unterschrift zur Kenntnis genommen; eine Form schreibt die Verordnung nicht vor. In comply unter Schulungen im Bereich Datenschutz erfassen.
Zählt für	Datenschutz-Verpflichtung der Beschäftigten

6Leitfaden für den Einsatz von KI-Werkzeugen

Frage	Antwort
Wofür	Als Maßnahme, um die Entwicklung der KI-Kompetenz des Personals und anderer Personen zu unterstützen, die im Auftrag der Praxis mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind (Art. 4 Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744). Eine eigene KI-Richtlinie schreibt kein Gesetz vor; der Leitfaden ist eine Option der Praxis.
Was hineingehört	Die Maßnahmen berücksichtigen die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und die Aus- und Fortbildung der Personen und den Kontext des Einsatzes (Art. 4 Verordnung (EU) 2024/1689). Mandantendaten erhält ein KI-Anbieter nur, soweit es für die Dienstleistung erforderlich ist und die Voraussetzungen erfüllt sind (§ 50a Abs. 1 WPO, § 50a Abs. 3 WPO). Ein Vertrag allein genügt nicht, wenn das Werkzeug die eingegebenen Daten technisch nicht schützt (Vorschlag von comply). Der Beruf bleibt auch beim KI-Einsatz eigenverantwortlich auszuüben (§ 43 Abs. 1 WPO).
Wie sie aussehen soll	Zwei Seiten, die jede Person erhält, die mit KI-Werkzeugen arbeitet; vor der ersten Nutzung besprechen und unter Schulungen im Bereich KI-Kompetenz erfassen. Die Liste der freigegebenen Werkzeuge aktuell halten; jedes Werkzeug mit Mandantendaten steht im Dienstleisterregister.
Zählt für	KI-Kompetenz, Berufspflichten beim KI-Einsatz

7Vereinbarung zur Verschwiegenheit mit einem Dienstleister

Frage	Antwort
Wofür	Für den Vertrag in Textform mit einem Dienstleister, dem die Praxis Zugang zu Tatsachen eröffnet, die der Verschwiegenheit unterliegen (§ 50a Abs. 3 WPO).
Was hineingehört	Verpflichtung zur Verschwiegenheit unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung (§ 50a Abs. 3 WPO). Kenntnis von fremden Geheimnissen nur, soweit es zur Vertragserfüllung erforderlich ist (§ 50a Abs. 3 WPO). Festlegung, ob weitere Personen herangezogen werden dürfen, und dann deren Verpflichtung in Textform (§ 50a Abs. 3 WPO). Diese Inhalte entfallen, soweit der Dienstleister hinsichtlich der Leistung gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist (§ 50a Abs. 7 WPO); verarbeitet er personenbezogene Daten im Auftrag, ist zusätzlich ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).
Wie sie aussehen soll	Textform genügt, also auch eine elektronisch abgeschlossene Vereinbarung oder entsprechende Klauseln im Hauptvertrag. Vor dem ersten Zugang abschließen und beim Dienstleister unter Unterlagen als Verschwiegenheitsverpflichtung ablegen. Dient die Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, darf der Dienstleister Zugang zu fremden Geheimnissen nur erhalten, wenn der Mandant eingewilligt hat (§ 50a Abs. 5 WPO). Wird die Leistung im Ausland erbracht, muss der dortige Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar sein, es sei denn, der Schutz der Geheimnisse gebietet dies nicht (§ 50a Abs. 4 WPO).
Zählt für	Dienstleister mit Zugang zu Mandantendaten

8Teilnahmeliste für Schulungen und Unterweisungen

Frage	Antwort
Wofür	Als Nachweis, wer wann zu welchem Thema geschult oder unterwiesen wurde; für die Fortbildung der Berufsträger mit Art und Gegenstand (§ 5 Abs. 5 BS WP/vBP).
Was hineingehört	Datum, Thema und Art der Veranstaltung, bei Fortbildungsmaßnahmen der Berufsträger mit Art und Gegenstand (§ 5 Abs. 5 BS WP/vBP). Die Dauer, wenn die Veranstaltung für die Fortbildung zählen soll; ein E-Learning zählt nur, wenn die Dauer der Teilnahme nachgewiesen werden kann (§ 5 Abs. 2 Satz 3 BS WP/vBP). Name und Unterschrift jeder teilnehmenden Person (Vorschlag von comply für einen belastbaren Nachweis).
Wie sie aussehen soll	Eine Seite je Veranstaltung. In comply unter Schulungen erfassen und die Liste dort als Teilnahmenachweis ablegen.

9Dokumentation einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten

Frage	Antwort
Wofür	Für die Dokumentation jeder Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Art. 33 Abs. 5 DSGVO) und die Vorbereitung einer Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 Abs. 3 DSGVO).
Was hineingehört	Die Fakten der Verletzung, ihre Auswirkungen und die ergriffenen Abhilfemaßnahmen (Art. 33 Abs. 5 DSGVO). Für eine Meldung zumindest: Art der Verletzung, soweit möglich mit Kategorien und ungefährer Zahl der Betroffenen und Datensätze, Name und Kontaktdaten einer Anlaufstelle, wahrscheinliche Folgen und die Maßnahmen zur Behebung (Art. 33 Abs. 3 DSGVO); was noch nicht feststeht, kann schrittweise nachgereicht werden (Art. 33 Abs. 4 DSGVO). Die Begründung, wenn eine Meldung später als 72 Stunden erfolgt (Art. 33 Abs. 1 DSGVO), und die Gründe, wenn eine Meldung unterbleibt, damit die Aufsichtsbehörde die Einhaltung prüfen kann (Art. 33 Abs. 5 DSGVO).
Wie sie aussehen soll	Ein Formular je Vorfall, sofort beginnen und laufend ergänzen; auch Vorfälle ohne Meldepflicht dokumentieren. Unter Anlässe den Anlass Datenpanne erfassen und das Formular bei der Pflicht Datenpannen ablegen.
Zählt für	Meldung von Datenpannen

10Zuständigkeiten im Qualitätsmanagement

Frage	Antwort
Wofür	Für die Festlegung, wer für das Qualitätsmanagement insgesamt und für seine Teile verantwortlich ist (IDW QMS 1 Tz. 21); bei Abschlussprüfungen klar und eindeutig geregelt (§ 50 Abs. 4 BS WP/vBP).
Was hineingehört	Die Letztverantwortung der Praxisleitung (IDW QMS 1 Tz. 21, § 50 Abs. 4 BS WP/vBP). Die operative Verantwortung für das System insgesamt, für die Unabhängigkeit und für die Nachschau (IDW QMS 1 Tz. 21). Vertretung, Datum und Unterschrift der Praxisleitung (Vorschlag von comply).
Wie sie aussehen soll	Eine Seite; jährlich mit der Nachschau bestätigen und bei der Pflicht Verantwortlichkeiten im Qualitätsmanagement als Unterlage ablegen. In der Einzelpraxis steht überall dieselbe Person.
Zählt für	Verantwortlichkeiten im Qualitätsmanagement

11Qualitätsziele und Risiken der Praxis

Frage	Antwort
Wofür	Für die Übersicht der Qualitätsziele, der Risiken für ihre Erreichung und der Regelungen, die darauf antworten (IDW QMS 1 Tz. 13); bei Abschlussprüfungen als Verfahren zur Risikobewertung (§ 50 Abs. 2 BS WP/vBP).
Was hineingehört	Qualitätsziele mindestens für Berufspflichten, Beschwerden, Auftragsannahme, Ressourcen und Auftragsabwicklung (IDW QMS 1 Tz. 24). Qualitätsziele auch zu Führung und Steuerung sowie zu Information und Kommunikation (IDW QMS 1 Tz. 25). Die Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit und möglicher Auswirkung (IDW QMS 1 Tz. 15). Die Regelung, die auf jedes Risiko antwortet, und wer zuständig ist (Vorschlag von comply).
Wie sie aussehen soll	Wenige Zeilen je Bereich; jährlich mit der Nachschau durchsehen und bei Änderungen in der Praxis anpassen. Bei der Pflicht Qualitätsziele, Risiken und Regelungen als Unterlage ablegen.
Zählt für	Qualitätsziele, Risiken und Regelungen

12Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Frage	Antwort
Wofür	Für das Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten der Praxis als Verantwortliche (Art. 30 Abs. 1 DSGVO); die Ausnahme für Einrichtungen mit weniger als 250 Mitarbeitern greift bei einer Praxis meist nicht, weil sie personenbezogene Daten nicht nur gelegentlich verarbeitet (Art. 30 Abs. 5 DSGVO).
Was hineingehört	Name und Kontaktdaten der Praxis, gegebenenfalls des gemeinsam mit ihr Verantwortlichen und, falls benannt, des Datenschutzbeauftragten; je Verarbeitungstätigkeit die Zwecke, die Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten und die Kategorien von Empfängern (Art. 30 Abs. 1 DSGVO). Gegebenenfalls Übermittlungen in Drittländer oder an internationale Organisationen mit Angabe des Landes (Art. 30 Abs. 1 DSGVO); die Garantien je Übermittlung festhalten (Vorschlag von comply). Wenn möglich die Löschfristen und eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 30 Abs. 1 DSGVO). Schriftlich, auch elektronisch (Art. 30 Abs. 3 DSGVO); der Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung zu stellen (Art. 30 Abs. 4 DSGVO).
Wie sie aussehen soll	Ein Blatt je Verarbeitungstätigkeit, typisch für eine Praxis: Mandatsbearbeitung, Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz, Personalverwaltung, Buchhaltung, Internetseite und Kontaktaufnahme (Vorschlag von comply). Bei der Pflicht Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten als Unterlage ablegen und bei jeder neuen Verarbeitung ergänzen.
Zählt für	Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

13Technische und organisatorische Maßnahmen

Frage	Antwort
Wofür	Für die Übersicht der Maßnahmen, die ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau gewährleisten, und ihre regelmäßige Überprüfung (Art. 32 Abs. 1 DSGVO).
Was hineingehört	Die Maßnahmen unter Berücksichtigung von Stand der Technik, Kosten, Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung sowie Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos (Art. 32 Abs. 1 DSGVO), gegebenenfalls Pseudonymisierung und Verschlüsselung (Art. 32 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Gegebenenfalls Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und die rasche Wiederherstellung nach einem Zwischenfall (Art. 32 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, Art. 32 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit mit Datum und Ergebnis (Art. 32 Abs. 1 Buchst. d DSGVO).
Wie sie aussehen soll	Zwei bis drei Seiten; die Überprüfung jährlich mit Datum, Ergebnis und Maßnahmen festhalten (Vorschlag von comply) und bei der Pflicht Sicherheit der Verarbeitung als Unterlage ablegen.
Zählt für	Sicherheit der Verarbeitung

14Vermerk zu einer Beschwerde oder einem Vorwurf

Frage	Antwort
Wofür	Für die Dokumentation, wie die Praxis einer Beschwerde oder einem Vorwurf nachgeht, wenn sich daraus Anhaltspunkte für Verstöße gegen gesetzliche oder fachliche Regeln ergeben (§ 40 BS WP/vBP).
Was hineingehört	Eingang, von wem und worüber; ob sich Anhaltspunkte für Verstöße gegen gesetzliche oder fachliche Regeln ergeben (§ 40 BS WP/vBP). Untersuchung, Ergebnis und Erledigung (IDW QMS 1 Tz. 46). Bei begründeten Hinweisen die erforderlichen Maßnahmen, auch im Qualitätssicherungssystem; Pflicht bei Abschlussprüfungen nach § 316 HGB und einem § 322 HGB nachgebildeten Bestätigungsvermerk (§ 8 Abs. 2 BS WP/vBP, § 59 Nr. 4 BS WP/vBP), sonst nach IDW QMS 1 Tz. 46; der Eingang in die Nachschau (Vorschlag von comply).
Wie sie aussehen soll	Ein Vermerk je Beschwerde; vertraulich ablegen, Namen nur, soweit nötig. Bei der Pflicht Beschwerden und Vorwürfe als Unterlage ablegen; die Zahl der Beschwerden fließt in den Nachschau-Entwurf ein.
Zählt für	Beschwerden und Vorwürfe

15Schwellwertprüfung und Datenschutz-Folgenabschätzung

Frage	Antwort
Wofür	Für die Prüfung vor einer neuen Verarbeitung, ob sie voraussichtlich ein hohes Risiko hat, und dann für die Folgenabschätzung (Art. 35 Abs. 1 DSGVO).
Was hineingehört	Ob die Verarbeitung nach Art, Umfang, Umständen und Zwecken, insbesondere mit neuen Technologien, voraussichtlich ein hohes Risiko hat, ob ein Fall nach Art. 35 Abs. 3 DSGVO vorliegt und ob sie auf der Liste der Aufsichtsbehörde steht (Art. 35 Abs. 1 DSGVO, Art. 35 Abs. 4 DSGVO). Bei hohem Risiko: Beschreibung und Zwecke, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit, Risiken und Abhilfemaßnahmen (Art. 35 Abs. 7 DSGVO), der Rat des Datenschutzbeauftragten, falls benannt (Art. 35 Abs. 2 DSGVO). Bleibt ein hohes Risiko, die vorherige Konsultation der Aufsichtsbehörde (Art. 36 Abs. 1 DSGVO).
Wie sie aussehen soll	Teil 1 vor jeder neuen Verarbeitung, etwa einem neuen Werkzeug oder Dienstleister mit Mandanten- oder Mitarbeiterdaten (Vorschlag von comply); Teil 2 nur bei hohem Risiko. Bei der Pflicht Datenschutz-Folgenabschätzung als Unterlage ablegen.
Zählt für	Datenschutz-Folgenabschätzung

16Bearbeitung einer Anfrage einer betroffenen Person

Frage	Antwort
Wofür	Für die fristgerechte Antwort auf eine Anfrage einer Person zu ihren Daten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); beim Auskunftsrecht mit den Grenzen durch die Verschwiegenheit (§ 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG).
Was hineingehört	Eingang; Antwort unverzüglich, spätestens einen Monat nach Eingang; Verlängerung um höchstens zwei Monate nur, wenn Komplexität oder Zahl der Anträge es erfordern, mit Mitteilung der Gründe innerhalb des ersten Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bei einer Auskunft: ob Daten verarbeitet werden und, wenn ja, die Daten mit Zwecken, Kategorien, Empfängern, Speicherdauer, den Rechten der Person, dem Beschwerderecht, der Herkunft und einer etwaigen automatisierten Entscheidung (Art. 15 Abs. 1 DSGVO), bei Drittlandübermittlung die Garantien (Art. 15 Abs. 2 DSGVO), dazu eine Kopie (Art. 15 Abs. 3 DSGVO); soweit nicht geheim zu halten (§ 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG) und keine Auskunft, soweit Daten nach dem Geldwäschegesetz an die FIU oder die Aufsichtsbehörde übermittelt wurden (§ 11a Abs. 2 GwG). Bei einer Ablehnung die Gründe und der Hinweis auf Beschwerde und Rechtsbehelf (Art. 12 Abs. 4 DSGVO); die Gründe so fassen, dass nichts geheim zu Haltendes offenbart wird, insbesondere keine Meldung an die FIU (§ 47 Abs. 1 GwG).
Wie sie aussehen soll	Ein Blatt je Anfrage; die Frist sofort in den Kalender eintragen (Vorschlag von comply). Bei der Pflicht Anfragen betroffener Personen als Unterlage ablegen.
Zählt für	Anfragen betroffener Personen

17Beurteilung eines fachlichen Mitarbeiters

Frage	Antwort
Wofür	Für die Beurteilung fachlicher Mitarbeiter in angemessenen Abständen (§ 7 Abs. 3 BS WP/vBP); in kleineren Praxen mit wenig Fachpersonal auch weniger formal (IDW QMS 1 Tz. A49).
Was hineingehört	Zeitraum und Aufgaben (Vorschlag von comply) und eine Einschätzung, ob die Qualifikation für die übertragene Verantwortung reicht (§ 7 Abs. 2 BS WP/vBP); Art und Umfang der Beurteilung bestimmt die Praxis (§ 7 Abs. 3 BS WP/vBP). Ziele und Fortbildung für den nächsten Zeitraum (Vorschlag von comply). Datum und Unterschriften (Vorschlag von comply).
Wie sie aussehen soll	Ein bis zwei Seiten je Gespräch, vertraulich in der Personalakte; Personaldaten nur so weit wie nötig. Bei der Pflicht Einstellung, Einsatz und Beurteilung der Mitarbeiter die Durchführung bestätigen, den Bogen selbst nicht hochladen (Vorschlag von comply).
Zählt für	Einstellung, Einsatz und Beurteilung der Mitarbeiter

18Gesamtplanung der Aufträge und Fachinformation

Frage	Antwort
Wofür	Für die Gesamtplanung aller übernommenen und erwarteten Aufträge (§ 4 Abs. 3 BS WP/vBP), bei überschaubarem Auftragsbestand gegebenenfalls als übersichtliche Terminplanung, die Personal und Zeit mit den übrigen Aufträgen abstimmt (IDW QMS 1 Tz. A106), und für die Quellen der Fachinformation (§ 4 Abs. 1 BS WP/vBP).
Was hineingehört	Je Auftrag Zeitraum, Termine, verantwortliche Person und Team, damit die Aufträge ordnungsgemäß und rechtzeitig erledigt werden können (§ 4 Abs. 3 BS WP/vBP). Die Quellen, über die sich die Praxis über die geltenden Bestimmungen unterrichtet (§ 4 Abs. 1 BS WP/vBP); wer sie durchsieht (Vorschlag von comply). Datum der letzten Durchsicht der Planung (Vorschlag von comply).
Wie sie aussehen soll	Eine Tabelle oder ein Kalender genügt; bei Änderungen nachführen, mindestens monatlich abgleichen (Vorschlag von comply). Bei der Pflicht Gesamtplanung und Fachinformation als Unterlage ablegen.
Zählt für	Gesamtplanung und Fachinformation

19Gut zu wissen

Die Word-Datei öffnet sich in Microsoft Word, LibreOffice und jedem anderen Programm, das das Format .docx liest. Die PDF-Datei enthält dieselben Abschnitte mit Linien zum Ausfüllen von Hand.
Die Texte der Vorlagen sind eigene Formulierungen von comply. Fundstellen stehen in Klammern und führen hier im Handbuch zum Text des Gesetzes im Internet.
Ändert sich eine Quelle, passt comply die Vorlagen an und meldet unter Änderungen, ob vorhandene Unterlagen zu ergänzen sind.